Achtsames E-Mail-Schreiben

Achtsames E-Mail-Schreiben ist eine wirkungsvolle Alltagspraxis. Zum einen bringen wir in der Kommunikation unsere Achtsamkeit und Freundlichkeit zum Ausdruck. Zum anderen hilft der achtsame Umgang mit elektronischen Nachrichten Ressourcen zu bewahren und E-Mail-Stress zu vermeiden – bei uns selbst und bei anderen.

Hauptstressor Kommunikation

Der meiste Stress im Alltag entsteht im Kontakt mit anderen Menschen. Diese Tatsache ist es wert, einmal einen Blick auf den Stressor Kommunikation zu werfen und Überlegungen anzustellen, wie wir unnötigen Stress beim E-Mail schreiben und im Austausch über Messenger-Dienste mit Hilfe von Achtsamkeit vermeiden können.

Schreibt man einen Brief, nimmt man sich Zeit. Schreiben wird hier zu einem Akt der Muße und die schreibende Hand zum Botschafter des Herzens. Beim Mailen ist das anders. Elektronische Nachrichten werden in unserer schnelllebigen Zeit oft ebenso hektisch wie gedankenlos in die Tasten gehämmert. Der Absender hält sich gewöhnlich nicht lange mit der Frage auf, wie das Geschriebene beim Adressaten ankommt.

Kommunikation ist eine sensible Sache

Wer jemals in einen handfesten WhatsApp-Zicken-Zoff verwickelt war, kann ein Lied davon singen, wie schnell eine zwischenmenschliche Interaktion beim elektronischen Austausch entgleisen kann. Hinterher kann oft keiner der Betroffenen mehr sagen, wodurch oder wann der Prozess kippte.

Die Gründe dafür sind vielfältig. Wer sich einmal mit Kommunikationspsychologie beschäftigt hat, weiß, wie kompliziert, sensibel und anfällig zwischenmenschliche Kommunikation ist. Ein schier undurchdringlicher Dschungel. Deshalb fokussieren wir uns hier auf die Frage, wie wir Achtsamkeit nutzen können, um den Stress zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren, der im Zusammenhang mit E-Mails entsteht.

Man kann nicht nicht kommunizieren.

Paul Watzlawick

Achtsamkeit im Alltag zum Ausdruck bringen

Einmal abgesehen davon, dass eine hingeschluderte Mail uns das Wohlwollen unseres Gesprächspartners kosten kann, sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass alles, was wir von uns geben, eine Sichtbarmachung unseres Bewusstseinszustandes ist.

Man kann einer E-Mail durchaus ansehen, ob sie in einem innerlich geordneten oder einem hektischen und unüberlegten Zustand verfasst wurde. Somit ist eine elektronische Nachricht auch ein Zeugnis der Tiefe der Achtsamkeitspraxis des Verfassers.

Denn wie wir wissen, beschränkt sich das Praktizieren von Achtsamkeit nicht auf das Meditationskissen. Sie hat keinen Schalter zum An- und Ausknipsen und fließt deshalb in jede unserer alltäglichen Verrichtungen und auch in unser Verhalten am Arbeitsplatz ein.

Das E-Mail-Schreiben in die Achtsamkeitspraxis einbeziehen

So entspricht es der inneren Haltung eines Achtsamkeit Praktizierenden, anderen Menschen mit Freundlichkeit, Respekt und Mitgefühl zu begegnen. Das beinhaltet auch das natürliche Bedürfnis, die Zeit seines Gesprächspartners nicht zu verschwenden und ihm das Leben nicht unnötig schwer zu machen.

Eine achtsame, sorgfältig abgefasste Mail hat auch Auswirkungen auf die Beziehungsebene. Indem wir uns die Zeit nehmen und die Mühe machen, eine leicht les- und verstehbare Nachricht zu verfassen, zeigen wir dem Empfänger, dass er uns wichtig ist.

Schauen wir uns zunächst an, wie wir Achtsamkeit in die Kommunikation der elektronischen Post hineinbringen können. Und dann werfen wir einen Blick darauf, wie wir mit Hilfe von Achtsamkeit ganz pragmatisch den Stress der alltäglichen E-Mail-Flut bewältigen.

Achtsame Kommunikation praktizieren

Kommunikation ist etwas, das zu 80 bis 90 % jenseits des gesprochenen Wortes abläuft. Die Körpersprache, Mimik, Gestik, Stimmlautstärke, -einfärbung und -geschwindigkeit geben Aufschluss darüber, wie jemand meint, was er sagt.

Auf diesen hohen nonverbalen Anteil einer Nachricht müssen wir im E-Mail-Verkehr oder im Messenger-Austausch verzichten. Wir sind zurückgeworfen auf eine “amputierte” Kommunikation, die eine ergiebige Quelle von Missverständnissen und Missdeutungen sein kann.

Bei Irritation und Verärgerung auf die Praxis der Achtsamkeit besinnen

• Achte auf deine Formulierungen. Könnten sie Missverständnisse oder Ärger hervorrufen?
• Sei aufmerksam beim Lesen, wo du beginnst, Worte auf die “Goldwaage” zu legen. Weite deinen Geist. Besinne dich auf Wohlwollen.
• Antworte nicht sofort, wenn du emotional aufgewühlt bist.
• Gewöhne dir an, bei Irritation oder Verärgerung nachzufragen, ob du das Gelesene richtig verstanden hast.

Achtsamkeitsübung I:
E-Mail schreiben

Nutze das Schreiben von E-Mails als kurze Achtsamkeitsmeditation im Alltag. Wissenschaftliche Untersuchungen haben gezeigt, dass selbst kurze achtsame Momente das Achtsamkeits-Netzwerk in unserem Gehirn aktivieren und dadurch stabilisieren.

• Wenn du im Begriff bist, eine Nachricht zu verfassen, halte zunächst einen Moment inne und atme einmal bewusst tief ein und aus.
• Klicke dann erst auf „Neue Mail“.

Achtsamkeitsübung II:
E-Mail-Schreiben bei emotionalem Aufruhr

• Sollte gerade ein emotionaler Hurrikan in dir toben, begib dich in sein Auge.
• Atme tief durch – und fokussiere deine Aufmerksamkeit einige Atemzüge lang auf den Bereich zwischen den Augenbrauen.
• Beginne erst dann mit dem Schreiben, wenn du einen ruhigen balancierten Zustand erreicht hast – aus der Klarheit und Ruhe deiner Mitte heraus.
• Nutze gegebenenfalls die Atemraum-Übung.

Die Achtsamkeitspraxis ist kein Allheilmittel

Wir können uns noch so viel Mühe geben, achtsame E-Mails zu schreiben und achtsam mit unserem Gesprächspartner umzugehen. Manchmal crasht es trotzdem, zum Beispiel wenn der Andere etwas in unsere Worte hineininterpretiert, das wir weder gesagt noch gemeint haben.

Eine weitere Ursache kann in einem mangelnden Verständnis von Kommunikation ganz allgemein liegen – die meisten von uns wurden einen bewussten, heilsamen Umgang mit Kommunikation nie gelehrt.

Oft liegt es auch an einem fehlenden rechten Verständnis von Achtsamkeit. Wird die in der buddhistischen Tradition wurzelnde Achtsamkeitspraxis als moralisches Regelwerk gemäß dem eigenen inneren Verständnis umgedeutet, kann das beim Gegenüber auf ausgesprochenen Widerwillen stoßen.

Praktische Tipps um E-Mail-Stress durch Achtsamkeit zu senken

Kommen wir nach dem achtsamen Verfassen und Lesen von E-Mails nun zum pragmatischen Teil. Achtsamkeit bedeutet, wahrzunehmen, was geschieht, während es geschieht. Das lässt sich gut auf den Umgang mit E-Mails anwenden, indem wir beobachten, wie sich unsere Art des Schreibens, Lesens und Organisierens der elektronischen Nachrichten auf unseren Geist auswirkt.

Achtsamkeit auf diese Prozesse kann uns helfen, Klarheit und Übersicht in unser Headquarter zu bringen und auf achtsame, das heißt freundliche, wertschätzende und unterstützende Weise mit unseren Kommunikationspartnern umzugehen.

Die E-Mail-Flüsse regulieren

Viel Stress kann bereits durch stresssenkende Einstellungen im E-Mail-Programm vermieden werden:

Den automatischen Posteingang deaktivieren

Wissenschaftler fanden heraus, dass Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung acht Minuten brauchten, um zur völligen Konzentration zurückzufinden – selbst wenn die Ablenkung nur in einem kurzen Blick auf Absender und Betreff einer E-Mail bestand. Kleckerweise eingehende Mails setzen so die Produktivität enorm herab und die fortlaufenden Unterbrechungen erzeugen innerpsychischen Stress. Besser ist, E-Mails nur zu bestimmten Zeiten des Tages en bloc abzurufen.

Den Eingangston deaktivieren

Kürzlich telefonierte ich mit einer Kollegin. Während unseres Gesprächs ertönte zu drei verschiedenen Zeiten der Posteingangston ihres Handys, das offenbar neben ihr auf dem Schreibtisch lag. Nicht nur, dass die fortwährenden Hinweistöne mich irgendwann nervten – ich fragte mich auch, wie konzentriert und effektiv ihre Arbeit bei den andauernden Unterbrechungen wohl sein kann.

Achtsamkeit bedeutet, ganz da zu sein, wo wir gerade sind. Die Hinweistöne neuer Nachrichten reißen uns immer wieder aus dem heraus, mit dem wir gerade beschäftigt sind. Das akustische und optische Signal für den E-Mail-Eingang zu deaktivieren, sorgt dafür, dass wir uns mit ganzer Präsenz unserer Arbeit, unserer Familie, unseren Kindern oder unserem Hobby widmen können.

Übersicht durch Organisation der E-Mails

Halte den Posteingangs-Ordner im E-Mail-Programm möglichst frei für aktuelle Dinge, die du im Laufe des Tages bearbeiten möchtest. Für alles Übrige richte dir weitere Ordner ein, zum Beispiel:

• “xy-Kunde”
  Jedem wichtigen Kunden/Klienten oder Projekt einen eigenen Ordner zuweisen und die zugehörigen Mails dort hineinschieben. Das hilft, den Überblick über einzelne Prozessabläufe und Projekte zu behalten.
• “In Bearbeitung”
  Hierhin verschiebst du die Nachrichten, die du versendet hast und auf deren Beantwortung du wartest. Es handelt sich dabei quasi um einen Wiedervorlage-Ordner, den du in regelmäßigen Abständen durchsehen solltest. So geht dir nichts mehr durch die Lappen.
• “Aufgaben”
  Dies ist der Pool für E-Mails, die eine umfassendere, zeitaufwändigere Beantwortung erfordern. Schiebe die arbeitsintensiven Mails dort hinein, um dich ihnen zu einem passenderen Zeitpunkt in Ruhe und Konzentration zu widmen.

15 Tipps zum achtsamen Umgang mit E-Mails

1.  Mails in einem Arbeitsgang bearbeiten

Rufe deine E-Mails am Stück ab und bearbeite sie im gleichen Arbeitsgang. Beantworte Nachrichten sofort, die maximal fünf Minuten Bearbeitungsdauer erfordern. Verschiebe die übrigen in einen “Aufgaben”-Ordner und trage die sich aus dieser Nachricht ergebenden Aufgaben in eine To-Do-Liste oder deinen Terminkalender ein.

2.  Einmal und nie wieder

Beschäftige dich mit jeder neu eingehenden E-Mail nur einmal. Entscheide möglichst sofort, wie du mit der Mail verfahren möchtest: lesen, löschen, ablegen, als Aufgabe oder Termin notieren.

3.  Informieren im Betreff

Schreibe im Betreff kurz und bündig, worum es in deiner Mail geht. Das erleichtert dir, wie auch dem Empfänger, das spätere Auffinden einer bestimmten Mail – vor allem, wenn du mit einem Gesprächspartner viel Korrespondenz führst.

4.  In der Kürze liegt die Würze

Elektronische Nachrichten zu lesen ist viermal so anstrengend für Augen und Hirn, wie gedruckte. Deshalb: Habe Mitgefühl mit dem Leser und fasse dich kurz! Überlege vorher, ob der Empfänger die Information wirklich in epischer Breite erhalten muss.

So schreibst du eine gute E-Mail:
1. Schreibe die E-Mail.
2. Lies sie und lösche alles Überflüssige.
3. Versende den Rest.

Doris Kirch

5.  Abwesenheitsfunktion nutzen

Wenn klar ist, dass du deine Mails zum Beispiel wegen Abwesenheit, eine Zeit lang nicht abrufen wirst, dann richte zuvor eine Abwesenheitsfunktion ein. Dadurch erfährt der Absender, dass du deine Mails erst später bearbeiten wirst und ist nicht verwundert, wenn er keine zeitnahe Antwort bekommt.

6.  Mails so zeitnah wie möglich beantworten

Im Geschäftsverkehr gilt es als angemessen, eine E-Mail innerhalb von 12 bis 24 Stunden zu beantworten (in Amerika übrigens innerhalb von 8 Stunden!). Das trifft sicherlich nicht auf jede Mail zu. Aber behalte im Fokus, dass du möglicherweise den Workflow eines anderen ausbremst, der ohne deine zeitnahe Antwort mit seiner Arbeit nicht weiterkommt.

E-Mails werden in Bruchteilen von Sekunden rund um den Globus geschickt, um bisweilen tagelang darauf zu warten, vom Empfänger gelesen zu werden.

Doris Kirch

7.  Nicht auf „toten Mann“ machen

Es kann verschiedene Gründe geben, nicht zeitnah auf eine E-Mail zu antworten. In solch einem Fall gehört zu einem achtsamen Umgang mit dem Absender, ihn nicht „schmoren“ zu lassen. Teile ihm kurz mit, dass du seine Mail erhalten hast und sie erst zu einem späteren Zeitpunkt beantworten wirst. So wird dir niemand böse sein, selbst wenn er ein paar Tage länger auf eine Antwort warten muss.

8.  Texte verdaulich portionieren

Verfasse keine „Bleiwüsten“ (ellenlange Texte ohne Absätze und Zwischenüberschriften). Leichter lesbar wird dein Text, wenn du ihn in sinnvolle Absätze unterteilst und mit aussagekräftigen Zwischenüberschriften versiehst.

Verständlich Schreiben ist wie chinesisch Kochen: Man braucht zum Essen kein Messer, es ist die Aufgabe des Koches, richtig zu portionieren.

Christoph Ragaz

9.  Für Übersicht sorgen

Stopfen Sie nicht zu viele Themen in eine einzige Mail, sondern schreiben Sie für jedes eine einzelne Nachricht. Auch wenn das auf den ersten Blick umständlich erscheint: Es ist übersichtlicher und erleichtert es später, gesuchte Mails aufzufinden und Prozessabläufe nachzuvollziehen.

Einfachheit ist die höchste Stufe der Vollendung.

Leonardo Da Vinci

10.  Antworten immer zuoberst

Antworten werden oberhalb der empfangenen Mails eingefügt – nicht darunter. Dein Gesprächspartner muss sonst umständlich nach unten scrollen, um deine Antwort zu finden.

11.  Antworten nicht in den Text schreiben

Deine Antwort in Fragmenten an verschiedenen Stellen in den Text des Absenders hineinzuschreiben, um es dir selbst einfacher zu machen, kann für den anderen sehr schwierig zu lesen sein. Initiiere kein fröhliches “Ostereiersuchen” nach deinen Anmerkungen, die du irgendwo in den Ausführungen deines Gesprächspartners versteckt hast.

Geht es um zahlreiche verschiedene Aspekte, kann es jedoch manchmal sinnvoll sein, in den Text hineinzuschreiben. In diesem Fall markiere deinen Text andersfarbig und füge Absätze ein.

12.  Keinen Missbrauch der Lesebestätigung

Schalte die automatische Anforderung der Lesebestätigung aus. Diese Funktion sollte wichtigen, dringenden Nachrichten vorbehalten sein, bei denen du ganz sicher sein möchtest, dass der Empfänger sie gelesen hat! Mittlerweile hat der weit verbreitete Missbrauch dieser Funktion dazu geführt, dass viele Anwender die Anforderung einer Lesebestätigung grundsätzlich wegklicken.

13.  E-Mails mit einer Signatur versehen

Setze deine vollständigen Kontaktdaten unter deine Mail. Niemand würde auf die Idee kommen, einen Brief anonym zu versenden – bei E-Mails ist dies jedoch eine weit verbreitete Unsitte, selbst unter Geschäftsleuten. Möchte man den Absender als Reaktion auf eine E-Mail anrufen oder ihm etwas zuschicken, unterbricht es den Workflow, wenn man erst umständlich dessen Kontaktdaten heraussuchen muss.

14.  Keine Nonsens-Mails versenden

Den ganzen Tag über buhlen alle möglichen Dinge um unsere Aufmerksamkeit. Das führt zu einem zerfaserten und unruhigen Geist. Achtsamkeit bedeutet auch, sich unnützer Handlungen zu enthalten – vor allem, wenn man davon ausgehen kann, dass sie nicht hilfreich für andere sind. In diesem Sinne sollten wir andere nicht mit Kettenbriefen, Cartoons und anderen entbehrlichen Rundmails versorgen.

15.  Manchmal ist ein Anruf besser

Niemand liest gerne lange E-Mails. Wenn du komplexe Dinge zu besprechen hast oder es sich um emotionale Themen handelt, kann es sinnvoller sein, zum Telefon zu greifen und den Empfänger anzurufen.

Wieso fünf Minuten telefonieren, wenn man die Sache auch in acht Stunden per E-Mail klären kann.

Doris Kirch

© Doris Kirch | 08/2019